Hilfe, mein Account läuft ab!

Informationen zu Accountbeendigung und Schritte um diese zu unterbrechen.

Das Accountbeendigungsverfahren an der BOKU ist ein automatisierter Prozess. Es tritt in Kraft, wenn keine organisatorische Zuordnung (Mitarbeiter*innen) vorhanden ist bzw. kein aktives Studium (Studierende).

Der Ablauf kann zu jedem Zeitpunkt unterbrochen werden, indem eine neue organisatorische Zuordnung eingetragen (neuer Dienstvertrag in SAP, manuelle Zuordnung über eine/n EDV-Verantwortliche/n) oder der Studienstatus geändert wird (Eröffnung eines neuen Studium, Wiederaufnahme eines geschlossenen Studiums).

Manuelle Eingriffe (z.B. Verzögerung des Ablaufs um einige Tage) durch die BOKU-IT sind NICHT möglich.

Zeitlicher Ablauf

Der Prozess startet für Mitarbeiter*innen, sobald keine aktive organisatorische Zuordnung mehr hinterlegt ist. Für Studierende am Semesterende 1 Jahr nachdem kein aktives Studium zu der Person hinterlegt sind

  1. Ein Mail an den/die Accountinhaber/in wird verschickt mit dem Hinweis, dass der Account in Kürze inaktiv wird. Der Account bleibt zu diesem Zeitpunkt noch aktiv und kann normal verwendet werden. Beachten Sie bitte den Inhalt des Mails, da dieser an die jeweilige Accountsituation angepasst ist (z.B. bei Mitarbeiter- und Studierendenprofil)
  2. Nach 3 Wochen wird der Account inaktiv. Dadurch ist kein Login mehr möglich, Mails an diesen Account werden nicht mehr zugestellt. Der Inhalt der Mailbox bzw. des persönlichen Storagebereichs bleibt noch erhalten und kann reaktiviert werden.
  3. 6 Monate nach Ablauf der letzten Zuordnung werden die Inhalte der Mailbox und des persönlichen Speicherbereichs gelöscht.
  4. 12 Monate nach Ablauf der letzten Zuordnung wird der Login-Name gelöscht und kann neu vergeben werden. Das gleiche gilt für sämtliche zum Account gehörenden E-Mail-Adressen, außer es ist eine externe Weiterleitung eingerichtet.

Mitarbeiter*innen

Sollten Sie ein Mail bekommen, dass Ihr Account in Kürze ablaufen wird und Sie das für nicht gerechtfertigt halten, so kontaktieren Sie bitte die EDV-Verantwortlichen Ihrer Organisationseinheit.

Antworten Sie bitte nicht auf das E-Mail, da es automatisiert von einer Service-Adresse verschickt wird.

Studierende

Jedes Studium, das bis zum Ende der Nachfrist (30. April / 30. November) des aktuellen Semesters nicht weitergemeldet wurde, wird automatisiert geschlossen.
Dies kann aus mehreren Gründen geschehen, z.B.:

  • Es erfolgt keine Einzahlung in der vollen Höhe des Vorschreibung.
  • Es erfolgt eine Einzahlung an einer anderen Universität, aber keine Meldung an die Studienservices der BOKU (z.B. Mitbeleger)
  • die Daten der Einzahlung waren falsch und konnten nicht korrekt zugeordnet werden

Um einen Studierenden-Account wieder zu aktivieren muss ein aktives Studium existieren. Das heißt in diesem Fall kontaktieren Sie bitte innerhalb der Inskriptionsfrist die Studienservices, um das Studium (wieder) zu öffnen.

Prüfungsergebnisse bleiben Ihnen auch nach Ablauf des Accounts selbstverständlich erhalten. Sollten Sie nach Accountablauf Nachweise für Prüfungen etc. benötigen kontaktieren Sie bitte die Studienservices.

Basisaccount / Voranmeldung

Ein Basisaccount wird nur für die erste Voranmeldung zu BOKU-Studien benötigt.

Erfolgt eine Zulassung und ein regulärer Studierenden-Account wird aktiviert, so wird der Basisaccount automatisch gelöscht.

Erfolgt keine Zulassung so wird der Basisaccount nach 90 Tagen Inaktivität gelöscht, sollten keine offenen Voranmeldungen bestehen.

Rechtzeitige Vorbereitungen

Beachten Sie bitte, dass Sie aus rechtlichen Gründen nach Beendigung Ihrer Zugehörigkeit zur BOKU die IT-Services der BOKU-IT nicht mehr nützen dürfen.
Aus lizenzrechtlichen Gründen dürfen Sie auch Lizenzen zu Software-Produkten, die Ihnen von Unternehmen für die Dauer des Studiums zur Verfügung gestellt wurden (beispielsweise Microsoft Office 365, Zoom) nicht weiter nutzen.

Solange Ihr Account noch aktiv ist, können / sollten Sie in eigenem Interesse folgende Vorbereitungen treffen:

E-Mail

Studierende & Mitarbeiter*innen:

Sie können eine E-Mail-Weiterleitung auf eine private Adresse einrichten, die auch nach Ablauf Ihres Accounts bestehen bleibt:

Nur Mitarbeiter*innen:

Sie können Ihre GroupWise-Mailbox exportieren:

Wenn Sie Ordner für andere Accounts freigegeben haben, sorgen Sie bitte dafür, dass die Daten korrekt übernommen werden, da die Daten sonst mit der Löschung des Accounts unwiederbringlich verloren sind.
Sie können auch ganz einfach folgendermaßen die Eigentümerschaft von Ordnern an andere Accounts übertragen:

Speicherplatz

In BOKUdrive können Sie ganz einfach die Eigentümerschaft einer Bibliothek an einen anderen Account übertragen. (Beachten Sie bitte: Eigentümerschaft lässt sich nur auf oberster Ebene für Bibliotheken, nicht für (Unter)Ordner übertragen.)

Kontakt & Support

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